Lessen geleerd over het onderhoud van een Zettelkasten

Kort gezegd: Een Zettelkasten heeft onderhoud nodig en dat vraag om goede gewoontes voor Personal Knowledge Management.

Aanleiding

Na jarenlang kennis te verzamelen in verschillende systemen merkte ik dat ik dingen kwijt raakte die waardevol waren. Zodoende ben ik in 2020 begonnen met een Zettelkasten waarin ik alle kennis ben gaan verzamelen - ook om te delen met de wereld. Ik heb daarvoor mijn eigen scripts geschreven.

De afgelopen jaren heb ik veel nieuwe aantekeningen gemaakt, maar weinig tijd besteed aan het organiseren van mijn kennis. Het opschrijven en afschrijven werkt om helderheid te krijgen, maar naar verloop van tijd stond de Zettelkasten vol met rommel. Dit hielp niet met beter denken. Het zorgde eerder voor chaos dan overzicht. Andy Matuschak schrijft over dit probleem: Notities zouden moeten worden verfijnd en verbetert, in plaats van eenmalig geschreven.

Daarnaast is mijn Zettelkasten vaak onvolledig: na de eerste paar gedachten stap ik vaak over naar een andere tool zoals bijvoorbeeld Google Sheets of Miro. De uiteindelijke content komt niet meer terug in de Zettelkasten.

Kortom: De Zettelkasten moet niet een afvoerput van gedachtes zijn, maar weer écht gaan helpen. Met overzicht, kennis vinden, beter denken, werken en zelfs beter leven - bijvoorbeeld door zelfreflectie en persoonlijke groei over de tijd heen.

Dit vraagt een practice waarbij ik naast notities ook tijd besteed aan het verwerken en organiseren van kennis. En alhoewel ik er mijn eigen practice van maak, ben ik niet alleen: Harold Jarche schrijft over Personal Knowledge Mastery, en ook Andy observeert terecht dat veel kenniswerk ad-hoc gebeurt. Als je zoekt op Personal Knowledge Management vind je allerlei mensen die hun inzichten en manieren delen, zoals bij het Obsidian Forum.

Waar ik een Zettelkasten voor gebruik

Ik kwam uit op de volgende vijf categorieën:

1. Kennis consumeren door boeken te lezen, internet, video’s, social media en meer.
2. Kennis verzamelen door aantekeningen te maken, todo’s op te schrijven, dagboek te schrijven of te importeren van andere tools.
3. Kennis verwerken door notities te verwerken tot artikelen, bijvoorbeeld door boeken samen te vatten, kennis te organiseren, artikelen te schrijven, etc.
4. Kennis gebruiken door informatie op te zoeken, of om tot inzicht te komen.
5. Kennis delen, zowel publiek via website of linkedin als intern met collega’s.

Dat ziet er voor mij ongeveer als volgt uit:

• Aan het begin van de dag schrijf ik mijn dagboek, waarin ik reflecteer op hoe het met me gaat en een intentie zet van de dag. Ik kan eventueel ook gewoontes bijhouden of score’s die ik bij wil houden. Aan het eind van de dag kijk ik terug.
• Als mijn week begint, kijk ik naar mijn agenda en maak ik een to do lijst. Ik identificeer de belangrijkste doelen die ik belangrijk vind. Tussen het werk door vink ik taken af en voeg ik nieuwe toe. Aan het eind van de week kijk ik of ik al mijn doelen heb gehaald. Doelen die ik niet heb gehaald, schuif ik door naar volgende week.
• Tijdens het werk moet ik misschien een meeting, workshop of presentatie uitdenken. Ik schrijf mijn gedachten op als notitie, en zoek daarbij ook in mijn notulen van eerdere meetings, of ik doorzoek mijn bibliotheek van content en interventies om te kijken of ik wat nuttigs kan hergebruiken.
• Ik lees nog even na wie er in de meeting komt, en wat ze ook alweer doen en willen. Tijdens de meeting maak ik aantekeningen: wat ik observeer en wat ik interpreteer.
• Als ik later terugblik op mijn week, kijk ik naar mijn observaties, interpretaties en reflecteer ik op hoe het gaat. Ik denk na over welke interventie een goede volgende stap zou zijn, of wat ik kan verbeteren in mijn vakmanschap.
• In de avond lees ik een boek. Ik maak wat aantekeningen en foto’s op mijn telefoon, die uiteindelijk in mijn zettelkasten eindigen.
• Ik maak tijd om kennis te verwerken: van aantekeningen en notulen tot volwaardige artikelen. Ik maak een samenvatting van een boek, die ik vervolgens splits in meerdere interventies. Die zijn makkelijker terug te vinden. Daarnaast kijk ik in mijn “inbox”: het geheel aan interessante links op het internet samen met losse ideeën en aantekenigen waar nog iets mee moet gebeuren. Of ik spendeer wat tijd aan het linken, taggen en organiseren van mijn notities. Dat levert nieuwe inzichten op, en maakt mijn werk effectiever. Content gemaakt in andere tools zet ik terug in de Zettelkasten, zodat ik het later weer kan vinden. Desnoods met alleen een link.
• Elke week deel ik wat van mijn kennis als artikel op mijn website, of op LinkedIn.

Bovenstaand is een ideaalbeeld, want zoals hierboven beschreven schiet ik op een aantal vlakken tekort, zie ook 220213 personal knowledge habits.